Văn hóa công sở của người Nhật

     Điều gì khiến nước Nhật trở thành một nền kinh tế hàng đầu thế giới? Điều gì khiến các công ty Nhật Bản đi khắp thế giới và gặt hái thành công? Điều gì khiến người nước ngoài nhìn cách người Nhật làm việc với con mắt thán phục? Có nhiều lý do nhưng một trong số những lý do chính là văn hóa công sở mang tính đặc trưng của người Nhật. Đây sẽ là những điều các bạn trẻ muốn đi du học Nhật Bản phải ghi nhớ nếu muốn thành công.

 

Dù thế nào cũng phải đúng giờ

     Đối với người Nhật, “đúng giờ” có nghĩa là “đáng tin cậy”. Một người không đúng giờ hoàn toàn không đáng tin. Việc đến đúng giờ thể hiện sự tôn trọng đối với đối tác hay bạn bè. Nếu bạn nghĩ đơn giản rằng đến muộn một chút cũng không sao thì đó thật sự là sai lầm khi làm việc với người Nhật. Người Nhật sẽ rất “thù dai nhớ lâu” nếu bạn không “đúng giờ”. 

     “Đúng giờ” của người Nhật cũng hơi khác ở Việt Nam. “Đúng giờ” ở Việt Nam có nghĩa là “không muộn hơn giờ đã hẹn”. Còn “đúng giờ” ở Nhật là “đến trước giờ hẹn 5 phút”. Tuy nhiên, bạn cũng không nên đến quá sớm, bởi đến sớm hơn giờ hẹn nhiều sẽ gây ảnh hưởng đến kế hoạch làm việc của đối tác vì người ta sẽ phải bỏ dở công việc để tiếp mình.

     Một kinh nghiệm xương máu đối với nhiều du học sinh Việt Nam khi đi làm thêm tại Nhật Bản đó là khái niệm giờ bắt đầu làm việc. Đối với người Nhật, 8 giờ bắt đầu làm việc có nghĩa là bạn đã phải chuẩn bị sẵn sàng về trang phục, đầu tóc và tinh thần làm việc từ trước đó. Điều đó có nghĩa là bạn phải đến trước khoảng 15 phút để thay đồng phục (nếu có) và đứng sẵn vào chỗ làm trước 8 giờ. Còn đối với nhiều người Việt, 8 giờ bắt đầu làm việc có nghĩa là hớn hơ hớt hải chạy đến lúc 8 giờ kém 1 phút cũng không sao, miễn là đặt chân vào công ty không muộn hơn 8 giờ để kịp quẹt thẻ.

     Nếu vì lý do bất khả kháng phải đến muộn, nhất định phải liên lạc trước. Một điểm thú vị ở Nhật Bản các bạn du học sinh cần nhớ là nếu chẳng may tàu bị chậm do tai nạn hoặc hỏng hóc khiến bạn bị đến muộn, hãy lấy ”Giấy chứng nhận chậm tàu” (tiếng Nhật là: 電車遅延証明書:でんしゃちえんしょうめいしょ). Có giấy này bạn sẽ không bị coi là người đi muộn.

 

Luôn tuân thủ kế hoạch

     Người Nhật thật cứng nhắc, máy móc. Đây có lẽ là điều nhiều người ca thán khi tiếp xúc và làm việc với người Nhật. Đúng vậy. Người Nhật có lẽ là những người tuân thủ kế hoạch nhất thế giới. Một khi kế hoạch đã được đưa ra, cho dù gặp tình huống khó khăn, họ vẫn cố hết sức làm theo kế hoạch. Điều này hoàn toàn trái ngược với người Việt Nam vốn rất linh hoạt, sẵn sàng thay đổi kế hoạch khi cảm thấy không phù hợp.

     Nói riêng một số trường hợp linh hoạt có vẻ là hợp lý hơn nhưng các bạn thử nghĩ kỹ xem tại sao mọi việc do người Nhật làm đều răm rắp. Tại sao xã hội Nhật Bản lại chỉnh chu, mọi thứ đều như được lập trình như vậy. Đó chính là bởi tính tuân thủ kế hoạch của người Nhật.

 

Tránh nói “KHÔNG” dù không thích

     Người Việt thường từ chối thẳng thừng những điều bản thân không thích. Người Nhật không làm như vậy. Cho dù không thích họ sẽ tìm cách nói giảm, nói tránh, không đi thẳng vào vấn đề. Nếu không thể nói nhẹ nhàng, bóng gió, họ sẽ nói rõ ràng hơn nhưng rất cẩn thận trong việc dùng từ ngữ cũng như thể hiện thái độ e dè để không làm đối phương phật ý. Điều đó thể hiện sự tôn trọng người khác và chứng tỏ rằng họ đã suy nghĩ kỹ trước khi quyết định nói ra.

     Có thể nhiều bạn thấy người Nhật có phần “giả dối” trong vấn đề này nhưng chính cách ứng xử như vậy sẽ giúp các cá nhân trong một tổ chức giảm bớt sự căng thẳng hay xung đột không đáng có.

 

Coi trọng người có địa vị hay tuổi cao hơn mình

     Mặc dù là nước công nghiệp phát triển nhưng người Nhật rất coi trọng quan hệ trên dưới. Thứ bậc trong công ty rất rõ ràng. Hãy cúi đầu thấp đầu chào cấp trên, người hơn tuổi hay người đi trước (先輩:せんぱい). 

     Việc cúi đầu chào người khác không phải do mình nhỏ bé, thấp kém mà đó là thái độ khiêm nhường. Hãy luôn tôn trọng tất cả mọi người xung quanh bạn, nhất là những người lớn tuổi, bởi họ là những người có thâm niên nhiều hơn bạn. Khi gặp một vấn đề khó khăn bạn hãy xin ý kiến của họ, sẽ có những lời khuyên hay và thiết thực dành cho bạn. 

 

Tôn trọng danh thiếp

     Khi một ai đó đưa danh thiếp của họ cho bạn cũng giống như họ đang giới thiệu bản thân họ với bạn vì vậy đừng hờ hững đưa một tay ra nhận và mắt nhìn đi chỗ khác. Hãy nhận danh thiếp bằng hai tay, cúi người thấp xuống tỏ vẻ sự tôn trọng và đọc danh thiếp một cách cẩn thận. Hãy chuẩn bị cho mình một hộp đựng danh thiếp để cho danh thiếp vào sau khi nhận được.

     Nếu bạn đưa danh thiếp của mình cho người Nhật, hãy đưa bằng hai tay và cúi người xuống. Hay nhớ quay chiều thuận của danh thiếp về phía người nhận. Nhiều người Việt thường quay chiều thuận của danh thiếp về phía mình. Như vậy thì làm sao người nhận đọc được tên bạn?

 

Tách bạch giữa công việc và cuộc sống riêng

     Người Nhật phân định rất rõ ràng giữa công việc và cuộc sống riêng. Có thể một nhân viên bán hàng vừa niềm nở đón tiếp bạn nhưng khi hết giờ làm gặp bạn ngoài cửa hàng, thay bằng thái độ niềm nở đó là vẻ lạnh lùng không quen biết. Đó là vì người Nhật xác định rất rõ vị trí và nhiệm vụ của mình trong công việc là phải làm khách hàng hài lòng. Nhưng khi hết giờ làm việc, họ không còn nghĩa vụ phải phục vụ bạn. Điều này thể hiện tính chuyên nghiệp trong công việc của người Nhật mà người Việt cần học tập.

     Sự tách bạch giữa công việc và cuộc sống riêng còn thể hiện ở chỗ người Nhật rất rõ ràng giữa đồ công và đồ tư. Họ sẽ không dùng những thứ gì liên quan đến công việc như e-mail công ty, số di động công ty cấp cho dùng hay xe ô tô công ty vào việc riêng. Ngược lại, người Nhật sẽ không muốn cho bạn e-mail và số điện thoại cá nhân nếu quan hệ giữa bạn và họ chỉ đơn thuần mang tính công việc.

 

Ý thức được sự quan trọng của hoạt động tập thể

     Rất nhiều người Việt làm việc tại công ty Nhật cảm thấy khó chịu khi mỗi buổi sáng họp giao ban hay trước khi bắt đầu công việc lại phải sếp hàng hô khẩu hiệu. Họ nghĩ đó là một việc làm vô nghĩa và mất thời gian. Đó là do họ không hiểu hết được ý nghĩa của việc hô khẩu hiệu vào đầu giờ mỗi ngày làm việc. Đối với người Nhật đó lại là động lực để họ bắt đầu một ngày làm việc mới tràn đầy năng lượng và nhiều cảm hứng. Đó cũng là một hình thức làm tươi mới các mục tiêu của công ty trong tâm trí từng nhân viên.

     Người Nhật cũng tham gia rất nhiệt tình vào các hoạt động ngoại khóa của công ty. Đơn giản vì họ coi đã là một thành viên của một tổ chức thì phải tích cực đối với tất cả các hoạt động của tổ chức đó.

 

Không thể hiện tình cảm ra ngoài

     Nơi làm việc không phải là nơi để chúng ta thể hiện tình cảm cá nhân. Ở các công ty Nhật bạn sẽ luôn bắt gặp những khuôn mặt lạnh như tiền, đặc biệt là trong các cuộc họp. Chuyện thể hiện cảm xúc như ôm vai, bá cổ không bao giờ xuất hiện ở nơi làm việc của họ.

     Tuy nhiên, dù sao người Nhật cũng là con người nên nếu bạn không giành được thiện cảm từ người trong công ty thì công việc của bạn cũng sẽ gặp rất nhiều khó khăn bởi họ sẽ hết sức “lạnh lùng” khi bạn muốn có sự giúp đỡ.

 

Luôn làm việc theo nhóm

     Người ta vẫn thường ví von rằng 1 người Nhật thì không bằng 1 người Việt Nam nhưng 3 người Nhật sẽ hơn hẳn 3 người Việt Nam. Ví von này quả không sai bởi người Nhật rất coi trọng và rất giỏi làm việc nhóm. Điều đó thể hiện trước hết ở khả năng chia sẻ thông tin. Mọi thành viên trong nhóm đều biết rõ người kia đã làm gì, đang làm gì và sắp làm gì. Bên cạnh việc thường xuyên trao đổi với nhau thì việc mỗi ngày làm một báo cáo về công việc trong ngày và dự kiến công việc ngày mai là bí quyết giúp người Nhật chia sẻ thông tin với nhau.

     Đã từng có một bác quản lý người Nhật tại một trường tiếng Nhật than thở rằng người Việt Nam không biết và không muốn chia sẻ thông tin cho nhau. Bằng chứng là những bạn người Việt làm thêm tại trường này hầu như không biết người kia đang làm gì, nếu có biết thì cũng không rõ tiến độ đến đâu.

     Người Nhật cũng luôn tôn trọng những quyết định của nhóm cho dù họ có suy nghĩ khác. Đó là điều làm nên sức mạnh tập thể của người Nhật./.

(Nguồn: Du hoc Nhat Ban YOSAKOI)